Para realizar una importación de registros se requiere preparar un fichero con el formato adecuado, por lo que el primer paso para el proceso de importación consiste en “exportar” algunos contactos ya creados en la instancia.
Se recomienda hacer la importación de los contactos por separado, es decir, importar Clientes desde la App Ventas y Proveedores desde las App Compras, mediante las siguientes accesos:
Clientes
VENTAS >> Pedidos >> Clientes>> IMPORTAR
Proveedores
COMPRA >> Pedidos >> Proveedores >> IMPORTAR
A continuación se ilustra cada paso.
¿Cómo exportar contactos?
Los pasos a seguir para la exportación de registros es igual para todas las App's. En el caso particular de la importación de contactos:
1. Ingresar a la App Contactos y seleccionar el icono View List (vista lista)
Se mostrará una pantalla con lista de los contactos, en esta deberá hacer click en el check “Nombre”, de esta manera se marcan automáticamente todos los registros de los contactos que están en la base de datos, y luego, en el menú “Acción” seleccionar la opción “Exportar”:
Inmediatamente se despliega la siguiente vista donde se muestran del lado izquierdo todos los campos susceptibles de exportación y del lado derecho los que de manera manual se van seleccionando.
2. Se selecciona el Tipo de Exportación, chequeando la opción: “Quiero actualizar datos (exportación compatible con importación)”
3. Se selecciona el formato de exportación: XLSX o CSV.
4. Se seleccionan los campos a exportar y se hace click en el símbolo +.
5. Una vez que se seleccionen todos los campos a exportar, se presiona el botón “Exportar” y se descarga un archivo en formato hoja de cálculo como el que se muestra en la siguiente imagen. El campo ID del Contacto será usado para hacer actualizaciones al registro en otros procesos de modificación masiva.
Tips: Antes de exportar, en "Plantilla" se puede guardar la lista de campos seleccionados para tenerlos disponibles en otro proceso de exportación, en caso de que se requiera exportar los mismos campos.
¿Cómo importar contactos?
Para la importación de contactos se debe preparar una hoja de cálculo con los campos claves a importar, tal como se muestra en el siguiente ejemplo:
En el caso de la importación de nuevos registros sobre contactos, es importante destacar que los nombres de los “Contactos” se deben colocar tal como se desea que se guarden en la base de datos. Así mismo, es necesario registrar correctamente la información de los campos que tienen una configuración previa en la plataforma, para este modelo de información de "Contactos" aplicaría: Categoría, Bancos, Estado, País, Cuentas Contables, entre otros. Si se requiere añadir alguna otra opción en los tipos de información indicada anteriormente, por ejemplo “categoría”, es necesario hacerlo antes del proceso de importación, de lo contrario la importación arrojará error.
Para el caso de los campos de las cuentas contables por pagar y por cobrar del Contacto, se debe escribir correctamente como en el Plan Contable.
2. Ingresar a la aplicación Contactos y seleccionar el botón “Importar”
3. Al seleccionar el botón “Importar” se mostrará la siguiente pantalla. seleccionar el botón “Cargar Fichero”
4. Inmediatamente muestra la vista para ubicar el archivo de hoja de cálculo a cargar.
5. Se despliega la siguiente vista, donde se pueden hacer las pruebas de la importación:
En cada columna, usando el listado desplegable se debe seleccionar correctamente el nombre de los campos que se vincularán al momento de la importación (en las imágenes anteriores se observan los campos).
Para saber que el proceso está bien, se presiona TEST y con esto se prueba la importación. Si todo está OK "todo parece correcto", se presiona IMPORTAR.
Como último paso se sugiere verificar en la lista de Contactos la importación realizada.